De gebouwenbeheerder is ook verantwoordelijk voor het toepassen van wettelijke en reglementaire bepalingen.
Klanten en commerciële relaties
- Prospectie en ontwikkeling van de portefeuille door het aannemen van beheersmandaten,
- Anticiperen op het risico mandaten te verliezen: een actieplan overwegen en uitvoeren.
- De vereniging promoten bij potentiële klanten en de beheersvergoedingen verdedigen
- Regelmatig de gebouwen in je portefeuille bezoeken
- De staat van het vastgoed beoordelen
- Aanvragen opvolgen (eenvoudige en complexe werken, enz.)
- Zorgen voor technisch onderhoud
- De beslissingen van algemene vergaderingen met betrekking tot werken opvolgen
- Algemene vergaderingen beheren:
- Algemene vergaderingen plannen, voorbereiden en bijeenroepen
- Vergaderingen leiden volgens de geldende regels en procedures
- De notulen opstellen (binnen 48 uur)
- Mandaten beheren:
- Algemene benoemingsvergaderingen leiden
- Relaties onderhouden met de voormalige zaakvoerder
- Documenten invoeren in de database, enz.
- Bijkomende diensten voorstellen
- Reageren op verzoeken om serviceaanbiedingen en deze opvolgen
Administratief beheer
- Voorbereiden en opvolgen van AVA’s
- Besluiten uitvoeren die op AVA’s zijn gestemd en goedgekeurd
- Dossiers beheren (klantgegevens en commerciële contractgegevens invoeren en rekeningen van vorige jaren controleren)
- Contracten met leveranciers beheren
- Claims beheren
- Geschillen opvolgen
Technisch beheer
- Werkzaamheden beheren
- Planning van renovatie-, renovatie- of ontwikkelingswerkzaamheden voor presentatie op algemene vergaderingen
- Werven opvolgen, contacten onderhouden met de verschillende aannemers, facturen en oproepen tot storting opvolgen
- Contracten beheren namens de mede-eigendom: onderhoudscontracten onderhandelen en afsluiten, prestaties controleren, contracten beëindigen, enz.
- Beheer van offertes, verzekeringen en schadeclaims
Beheer van de boekhouding
De Gebouwenbeheerder controleert, past aan, verdedigt en zorgt ervoor dat de Algemene Vergadering de vooraf door de Gebouwenboekhouder opgestelde exploitatiebegroting goedkeurt.
Hiervoor zijn de volgende vaardigheden vereist:
Technische vaardigheden
- Kennis van het bedrijf en de rechtsgrondslagen
- Kennis van wet- en regelgeving
- Kennis van klanten- en vastgoedportefeuillebeheer
- Beheersing van Pack Office
- Talen: Frans, Engels, Nederlands
- Klantgerichtheid: zich concentreren op het voldoen aan de behoeften van de klant, het ontwikkelen van klant-leverancierrelaties, over het algemeen goede klantrelaties
- Organisatie/identificatie van prioriteiten: informatie en middelen efficiënt organiseren, prioriteiten identificeren op basis van urgentie en belang
- Kwaliteitsgerichtheid: een hoge kwaliteitsnorm aanhouden in het geleverde werk en anderen aanmoedigen om hetzelfde kwaliteitsniveau aan te houden.
- Stressbestendigheid