Le Building Manager est également responsable de l’application des dispositions légales et réglementaires
Relations clients et commerciales
- Prospecter et développer le portefeuille par la prise de mandats de gestion,
- Anticiper les risques de perte de mandats : réflexion et mise en place d’un plan d’action
- Promouvoir le syndic auprès des prospects et défendre les honoraires de gestion
- Visiter régulièrement les immeubles de son portefeuille
- Apprécier l’état du patrimoine
- Suivre les demandes (travaux simples et complexes…)
- Assurer la maintenance technique
- Suivre les décisions des assemblées générales en matière de travaux
- Gérer les Assemblées Générales :
- Planifier, préparer et convoquer les assemblées générales
- Animer les réunions dans le respect des règles et procédures en vigueur
- Rédiger les Procès-verbaux (dans les 48h)
- Gérer les prises de mandat :
- Animer les Assemblées Générales de nomination
- Assurer la relation avec l’ancien syndic
- Intégrer des pièces dans la base de données, …
- Proposer des prestations complémentaires
- Répondre aux demandes d’offres de services et assurer leur suivi
Gestion administrative
- Préparer et assurer le suivi des AG
- Exécuter les décisions votées et approuvées lors des AG
- Gérer les dossiers (encoder les données des clients et les données du contrat commercial reprendre et vérifier la comptabilité des années antérieures)
- Gérer les contrats fournisseurs
- Gérer des sinistres
- Suivre les contentieux
Gestion technique
- Gérer les travaux
- Programmer les travaux de réfection, de réhabilitation ou d’aménagement à présenter en assemblée générale
- Suivre les chantiers, assurer la relation avec les différents intervenants, suivre les facturations et appels de fonds
- Gérer les contrats pour le compte de la copropriété : négocier et souscrire les contrats d’entretien, suivi de la bonne exécution, résiliation…
- Gérer les devis, les assurances et les sinistres
Gestion comptable
Le Building Manager vérifie, adapte, défend et veille à l’adoption par l’AG du budget de fonctionnement préalablement établi par le Building Accountant.
Pour ce faire, voici les compétences attendues :
Compétences techniques
- Connaissance du métier et de ses fondements juridiques
- Connaissance des dispositions légales et réglementaires
- Connaissance de la gestion du portefeuille clients et immeubles
- Maîtrise du Pack Office
- Connaissances linguistiques : français, anglais, néerlandais
- Orientation clients : se concentrer sur la satisfaction des besoins des clients, développer la relation client-fournisseur, bonne relation client de façon générale
- Organisation/identification des priorités : organiser les informations et les ressources efficacement, identifier les priorités en fonction du degré d’urgence et d’importance
- Orientation qualité : maintenir une exigence de qualité élevée dans le travail fourni et encourager les autres à faire preuve du même niveau de qualité
- Résistance au stress