Over de functie
De receptionist is het eerste aanspreekpunt binnen het bedrijf, zowel persoonlijk als telefonisch. Naast deze receptiefunctie biedt de receptionist ook administratieve ondersteuning.
Receptiebeheer / Administratief beheer:
- Fysiek en telefonisch verwelkomen van mede-eigenaren, klanten, leveranciers en huurders
- Beantwoorden van inkomende oproepen, verstrekken van de nodige informatie en/of doorverbinden van oproepen naar de juiste persoon
- Beheren en beantwoorden van eerstelijns informatieverzoeken (klanten, prospects en leveranciers), binnen de grenzen van de functie van receptionist.
- Belangrijke telefonische boodschappen opnemen en doorgeven.
- Beheren van het escalatieproces voor interne verzoeken.
- Inkomende en uitgaande post beheren.
- Facturen scannen en distribueren via e-mail.
- Assisteren bij de voorbereiding van dossiers zoals geïnstrueerd.
- Zorgen voor de juiste interne distributie van notities en rapporten.
- Beheren van de aankomst en het vertrek van sleutels van huizen, gebouwen en andere panden.
Het beheren van algemene mailboxen
Office Management:
- Beheren van de voorraad en centraliseren van bestellingen;
- Ontvangt alle kantoorbestellingen en verzendt/bewaart deze.
- Budgetbewaking van supplies (Office en Non-Office) versus voorraad;
- Zorgen voor de logistieke organisatie van interne vergaderingen (opvolgen van reserveringen van vergaderzalen, eventueel lesmateriaal, koffie, enz.)
- Vergaderzalen voorbereiden voor georganiseerde evenementen.
- De sleutels van de +6 / +7 lokalen beheren (samen met de gebouwbeheerder).
- Toezicht houden op het schoonmaakbedrijf (zie contract);
- Beheer van de wagen (sleutels, documenten, controle van de staat van de wagen voor en na elke uitlening door collega’s).
Vereiste vaardigheden voor de functie
- Technische vaardigheden
- Algemene basiskennis van de sector van het beheer van appartementen, het beheer van privé-eigendommen, algemeen administratief beheer.
- Kennis van hulpmiddelen (Pack Office, Microsoft Outlook, Word, EXCEL, Power Point).
- Talen: Frans en/of Nederlands, Engels (optioneel)
- Gedragsvaardigheden
- Klantgerichtheid en interpersoonlijke vaardigheden:
- Organisatie/prioriteiten stellen:
- Mondelinge en schriftelijke communicatie
- Nauwkeurigheid en precisie