À propos de l’offre d’emploi
Le/la réceptionniste est la première personne de contact au sein de la société que ce soit physiquement ou par téléphone. Outre ce pôle lié à l’accueil et la réception, sa fonction a également une dimension d’aide administrative
Gestion réception / Gestion Administratives:
- Accueil physique et téléphonique des copropriétaires, clients, fournisseurs et locataires
- Répondre aux appels entrants, fournir les informations nécessaires et/ou transférer les appels vers la personne adéquate
- Gérer et répondre aux demandes d’informations de première ligne (clients, prospects et fournisseurs), dans les limite de la fonction de réceptionniste.
- Noter et transmettre les messages téléphoniques importants.
- Maitriser le processus d’escalade des demandes en interne.
- Gérer les courriers IN et OUT
- Scanner et distribuer par mail des factures
- Aider à la préparation éventuelle de dossiers suivant les directives.
- Assurer la bonne distribution interne de notes et rapports éventuels.
- Gérer les départs et arrivées des clefs des maisons, immeubles ou autres.
- Gestion des mailbox générales
Office Management :
- Gérer le stock des fournitures et centraliser les commandes;
- Réceptionner l’ensemble des commandes du bureau et les dispatcher / soit stocker.
- Suivit budget des fournitures (Office et Non office) versus stock;
- S’occuper de l’organisation logistique des réunions interne (suivit des réservations des salles de réunion, matériel didactique éventuel, café etc.)
- Préparer des salle de réunion en cas d’un évènement organisé
- Gestion des clés des locaux +6 / +7 (ensemble avec le gestionnaire de l’immeuble)
- Suivi de la société de nettoyage cfr contrat en place ;
- Gestion Poolcar (clés, document, vérification état de voiture avant et après chaque emprunt par des collègues)
Compétences requises pour l’exercice de la fonction
Compétences techniques
- Connaissance générale de bases du secteur du syndic de copropriétés, gestion privatives des biens, gestion administrative en générale.
- Connaissance des outils (Pack Office, Microsoft Outlook, Word, EXCEL, Power Point)
- Connaissances linguistiques : français et/ou le néerlandais, l’anglais (optionnelle)
Compétences comportementales
- Orientation clients et sens relationnel :
- Organisation/identification des priorités :
- Communication orale et écrite
- Rigueur et précision